¿Necesito un wedding planner? 12 señales que te ayudarán a decidirlo
No siempre es necesario, pero a veces puede servir de mucha utilidad para gestionar todos los preparativos. ¿Tenéis dudas sobre si contratar un organizador de bodas? Os contamos todo lo que necesitáis saber para ayudaros a decidir.
No todas las parejas necesitan contratar un wedding planner, pero dado que organizar una boda puede ser un tanto estresante, a veces es una buena solución para facilitar un poco los trámites para casarse (que no son pocos). Ya no es solo que así el peso de la organización se reparta un poco, sino que recurrir a un profesional de este sector puede suponer, en ocasiones, un ahorro también de dinero.
¿Queréis saber si realmente os compensa contratar un wedding planner? Para determinarlo es importante saber, en primer lugar, a qué se dedica exactamente este profesional y cuál es su rango de precios. Y aunque la decisión final la tenéis vosotros, os explicamos en qué casos sí consideramos que es buena idea (y cuándo no). Os damos las claves para decidir.
Índice de contenido
- ¿Realmente necesito un wedding planner?
- ¿Qué hace exactamente un wedding planner?
- ¿Cuánto cuesta un wedding planner?
- ¿Cuándo contratar un wedding planner?
- 12 señales de que necesitáis wedding planner
- Cuándo (quizá) no necesitáis wedding planner
- Preguntas que debéis hacerle al wedding planner
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¿Realmente necesito un wedding planner?
Abordaremos todas las casuísticas a continuación, pero, en líneas generales, hay varios factores que ya nos dan una pista de cuándo contratar a un wedding planner.
Si, por ejemplo, ambos tenéis poco tiempo en vuestro día a día, sin duda os lo deberíais plantear. También si la boda es en una provincia distinta a la de vuestra residencia, ya que contar con la ayuda de alguien que conozca a proveedores y la logística de la zona puede facilitaros muchísimo las cosas.
Además, puede ser útil en casos donde la boda se celebra en un terreno o una finca privada que de antemano no disponga de los servicios para este tipo de eventos. Otra situación en la que agradeceréis enormemente haber contratado este servicio es si estáis planeando una boda muy personalizada o con alguna temática concreta.
¿Qué hace exactamente un wedding planner?
Una de las ventajas del wedding planner es que vosotros podéis elegir hasta dónde queréis que os ayude. Es decir, depende un poco del servicio que contratéis, pero, en general, pueden encargarse casi de todo lo referido a la organización. Eso sí, los trámites legales (la firma en el registro civil, la notaría o la iglesia o las firmas de los testigos) son cosa vuestra 100%.
Entonces, ¿a qué se dedica un wedding planner? En el plano logístico, se encargan de todo: desde la gestión del presupuesto, la búsqueda de proveedores, la negociación de los contratos (esto es especialmente útil para evitar costes imprevistos) y controlan la escaleta en la boda, desde la entrada de los novios a la boda hasta lo que sucede en el banquete).
Además, un wedding planner ayuda a la pareja con la decoración, supervisa el montaje el día de la boda y, por supuesto,se encarga de solucionar imprevistos en la boda, entre otras funciones.
¿Cuánto cuesta un wedding planner?
Hay profesionales que simplemente se encargan de coordinar el propio día de la boda para que todo salga perfecto, pero también existe la opción de solicitar una asesoría puntual sobre algún tema específico o de una organización completa. Tened en cuenta que el precio varía en función de la implicación del wedding planner: cuanta más ayuda necesitéis, más presupuesto deberéis invertir.
El precio de vuestro wedding planner lo tendréis que acordar con el profesional que solicitéis, pero, en líneas generales, la horquilla de precios a día de hoy está entre los 1.300 y los 6.000€. Además de los servicios específicos que contratéis, hay otros factores que influyen en el precio final, como el número de invitados o incluso la región de España en la que vaya a celebrarse la boda.
¿Cuándo contratar un wedding planner?
Depende un poco de la implicación que queréis que tenga el/la wedding planner en la boda, pero si queréis que os ayuden con todo el proceso, lo ideal es contactar al principio de todo: 10 o 12 meses antes de la fecha del enlace.
Otro caso es si ya tenéis los proveedores clave, pero buscáis ayuda con otro tipo de servicios. Es decir, si buscáis una colaboración más puntual. Aquí, lo ideal es hacerlo entre 6 y 9 meses antes.
También está la opción de que solo os ayuden el día de la boda, coordinando todo el evento. Aquí, con que les contactéis 2 meses antes, sería suficiente.
12 señales de que necesitáis un wedding planner
¿Merece la pena un wedding planner? Como hemos mencionado al principio, realmente no siempre es necesario. Sin embargo, hay casos en los que sin duda es una buenísima opción que os evitará mucho estrés y complicaciones. Vamos a ver en qué casos puede ser de ayuda.
1. Tenéis poco tiempo
Organizar una boda lleva al menos un año, pero hay ocasiones en las que el margen de tiempo es menor. En estos casos, una wedding planner no solo merece la pena, sino que es altamente recomendable porque os agilizará muchísimo todo el proceso.
Con un wedding planner os ahorráis todo el proceso de contactar con los proveedores, que pueden tardar más de lo que os gustaría en daros una respuesta. Además, como conoce a la perfección el 'mundillo', no habrá negociaciones de contratos interminables, lo que sin duda os hará organizarlo todo mucho más rápido.
2. Organizáis la boda desde otra ciudad
A no ser que sea un destino que conocéis muy bien o en el que tenéis familiares que puedan ayudaros un poco, organizar una boda en una ciudad que no es donde residís – o una destination wedding– es bastante complicado. Aquí entra en juego el papel del wedding planner, que os lo gestionará todo sin que tengáis que desplazaros constantemente.
Además, este tipo de profesionales suelen tener un conocimiento amplio de todos los proveedores.
3. Tenéis un presupuesto ajustado
Puede parecer que, cuando hay un presupuesto reducido, contratar un wedding planner se convierta en una complicación, pero, lejos de ser un gasto adicional, este profesional hará que gastéis vuestro dinero de una manera más eficiente.
Un wedding planner conoce a la perfección los precios de cada servicio e identifica cuándo algo está sobrevalorado. Además, sabe dónde merece la pena invertir más dinero y evita que destinéis mayor partida a algo que no merece tanto la pena, ayudándoos a escoger siempre soluciones estilosas al mejor precio posible.
Y otro detalle importante: muchos organizadores de bodas tienen una gran red de contactos y, por ello, no es raro que puedan acceder a tarifas mucho menores o puedan ofrecer descuentos a sus clientes.
4. Queréis una boda muy personalizada
No necesariamente tiene que tratarse de una boda temática (aunque últimamente están muy de moda), pero a veces se busca algo que logre distanciarse de la boda convencional "de catálogo".
Muchos buenos profesionales no siempre se anuncian en portales nupciales ni son demasiado conocidos, pero un wedding planner los conoce. Nos referimos, por ejemplo, a profesionales de la alta repostería, a talleres de papelería a mano o a artistas florales de autor. Además, el wedding planner sabe de primera mano cómo trabajan y qué podéis esperar de ellos, algo que sin duda es un plus.
5. Tenéis muchos invitados
Obviamente, no es lo mismo organizar una boda íntima que un enlace de 150 o 200 invitados, sobre todo porque en este último caso las probabilidades de que varios de ellos necesiten un menú adaptado (para vegetarianos o celíacos, por ejemplo) son mucho más altas. Y ni qué decir tiene, además, lo complicado que puede llegar a ser organizar el seating plan para un número tan elevado de personas.
Otro detalle que conviene tener en cuenta es que, si son muchos invitados, necesitaréis que alguien les coordine el día de la boda. Por ejemplo, moviendo al grupo desde la iglesia hasta el banquete, gestionando los autobuses. En vuestro día, seguramente lo último que os apetezca hacer sea esto: mejor delegar en alguien que sabe.
6. Os agobia tomar muchas decisiones
Organizar una boda implica decidir sobre un montón de cosas, desde lo más obvio (como la iglesia o el lugar del banquete) hasta un montón de pequeñas cositas, como la mantelería o los adornos florales. Puede ser un poco abrumador. Por eso, si os agobiáis con este tipo de cosas, lo ideal es que contratéis a alguien que sepa.
La última palabra la tenéis vosotros, pero un wedding planner os da opciones ya filtradas en base a vuestras preferencias y presupuesto.
7. Trabajáis muchas horas
Es normal que, aunque la boda os haga muchísima ilusión, la organización del evento se os haga un poco pesada, especialmente si tenéis trabajos muy absorbentes o estresantes. Llegar a casa después de un día laboral agotador no es lo más propicio para elegir bien (ni con ganas) cualquier detalle. Por eso, un wedding planner en estos casos es muy recomendable, pues este profesional se encarga de gestionarlo todo y de contactar con los proveedores.
8. No sabéis por dónde empezar
Este es, sin duda, uno de los motivos principales por los que contratar un organizador de bodas. Si os habéis comprometido pero no tenéis ni idea de cuáles son los siguientes pasos, es normal, y sin duda un wedding planner os lo va a facilitar muchísimo.
Solo tenéis que decirle de qué presupuesto disponéis y más o menos qué estáis buscando (por ejemplo, si tenéis una idea de qué estética os gustaría que tuviera la boda, este profesional os puede dar opciones de fincas que encajen con ella).
9. El espacio de la boda no está acondicionado
Una de las ventajas de casarse en un espacio especializado en bodas es que, normalmente, tienen un montón de servicios: el DJ, las flores y el catering suelen estar incluidos (aunque siempre podéis personalizarlo).
Sin embargo, ¿qué pasa cuando la boda es en una finca familiar o en otro espacio privado? Aquí, la cosa se complica porque hay que organizarlo todo, desde las carpas hasta los generadores de luz o los baños portátiles. Si es vuestro caso, no lo dudéis y contratad a un profesional.
10. Existe mucha discrepancias de opiniones
Si vuestras respectivas familias os van a ayudar a financiar la boda, seguramente también quieran opinar sobre ciertos detalles, y a veces puede ser complicado ponerse de acuerdo. Un wedding planner actuará como mediador objetivo en estos casos.
11. Se trata de una boda multicultural
Unir dos tradiciones distintas requiere coordinar un montón de cosas, desde las invitaciones en varios idiomas, menús adaptados y ceremonias inclusivas. Es importante integrar ambas culturas sin que nadie se sienta excluido u opacado, lo cual sin duda requiere de la ayuda de un wedding planner.
Además, el wedding planner se asegurará de que no se cometan fallos de protocolo en cuestiones culturales o religiosas.
12. Buscáis una boda con cero estrés
Si la organización no es un problema para vosotros, pero no queréis agobiaros el día de la boda (sobre todo por si hay algún que otro imprevisto), podéis contratar a un wedding planner que se encargue de coordinarlo todo. En este caso, el organizador de bodas se encargará de supervisar todo el montaje, de las pruebas de sonido del DJ y de asegurarse de que la decoración coincide con lo que habíais planeado.
Cuándo (quizá) no necesitáis wedding planner
Aunque sin duda contratar a un wedding planner da mucha tranquilidad, hay ocasiones en las que realmente no es tan necesario. Hay fincas, hoteles o salones que ya cuentan con su propio organizador de eventos: si es el caso de la que habéis elegido, podéis prescindir del wedding planner sin problema. Además, hay espacios que disponen de opciones "todo incluido", lo que normalmente facilita muchísimo las cosas.
También si es una boda pequeña o tipo cóctel podéis prescindir del wedding planner, pues la logística aquí es bastante sencilla de gestionar.
Y, por supuesto, si sois una pareja a la que le encanta organizar y disfruta eligiendo los pequeños detalles –y tenéis el suficiente tiempo libre, claro–, tampoco necesitáis esta figura.
Preguntas que debéis hacerle al wedding planner
Lo tenéis claro: vais a contratar un wedding planner. Pero: ¿cómo escoger a un buen profesional? Para determinarlo, es clave hacerle algunas preguntas para saber cómo es su metodología de trabajo y cómo reacciona ante los imprevistos.
Os damos algunas ideas de preguntas que podéis hacerle y aquí tenéis más:
- ¿Cuál tu forma de trabajar y cómo nos comunicaremos?
- ¿En qué consiste exactamente el servicio que me ofreces?
- ¿Trabajas con un catálogo cerrado de proveedores o podemos elegir uno externo?
- ¿Estarás presente el día de la boda o delegarás en otro equipo?
- ¿Cuáles son las condiciones de pago y política de cancelación?
- ¿Podrías contarnos algún imprevisto que tuvieras en alguna boda y cómo lo solucionaste?
- ¿Hasta qué hora estarás presente el día de la boda?
- ¿Podrías mostrarnos un ejemplo real de timing de una boda que hayas organizado?
- ¿Cómo gestionas el proceso de revisión y firma de contratos con los proveedores?
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