Timing y escaleta del día de la boda: plantilla y ejemplo paso a paso
Desde el maquillaje y peluquería hasta la salida de los autobuses de vuelta. En una boda todo tiene que estar perfectamente coordinado. Os contamos cómo tiene que ser la escaleta del 'día B' para evitar sorpresas y que todo vaya rodado.
Organizar una boda es emocionante, pero es cierto que hay que tener los sentidos puestos en mil cosas. Siempre pueden surgir imprevistos o complicaciones de última hora, pero si tenemos una buena planificación de base y un timing con el programa y los horarios de la boda, todo irá sobre ruedas. Antes de nada, descarga esta plantilla para organizar las tareas de la boda mes a mes.
La escaleta del día de la boda incluye todo lo que sucederá el día del enlace, desde la llegada del fotógrafo a las respectivas casas de los novios, hasta el momento en el que salen los autobuses del recinto para la vuelta a casa. Tenerlo todo perfectamente coordinado no solo os dejará más tranquilos en vuestro día, sino que permitirá que todos los proveedores involucrados estén en sintonía.
Desde Bodas.net hemos preparado una guía con todo lo que debéis saber sobre el timing de boda: los tiempos de cada momento (el corte de la tarta, la propia ceremonia o el cóctel, entre otros), un ejemplo del horario de la boda, consejos y hasta un descargable para que hagáis vuestro propio programa de boda.
Índice de contenidos
- ¿Qué es la escaleta de la boda y por qué la necesitan los proveedores?
- Timing y escaleta de la boda: plantilla y ejemplo paso a paso
- Descarga tu PDF con la escaleta del día de la boda
- Programa para una boda de día paso a paso
- Programa para una boda de tarde paso a paso
- Cómo evitar retrasos
- ¿Cuándo se les entrega la escaleta al DJ, fotógrafo y wedding planner?
- ¿Cuánto tiempo suele durar una ceremonia civil/religiosa?
- ¿A qué hora debe empezar a maquillarse la novia?
¿Qué es la escaleta de la boda y por qué la necesitan los proveedores?
Piensa en la escaleta de la boda como un documento detallado con horarios de todo lo que sucederá ese día. En este, aparecen desglosados, casi minuto a minuto (con cierto margen, claro) todos los acontecimientos del 'día B', desde el inicio del maquillaje y peinado hasta el fin de la fiesta.
Además de los horarios, también se incluye qué personas intervienen en cada momento, dónde sucede y quién es el proveedor responsable.
La escaleta es una herramienta de trabajo muy importante para que todos los participantes estén perfectamente coordinados porque sabrán qué está sucediendo en cada momento. Además, como cada momento requiere cierta preparación, esto permite cierta anticipación para que todo salga bien.
Timing y escaleta de la boda: plantilla y ejemplo paso a paso
Organizar el timing es muy importante para que no haya vacíos ni espacios incómodos en la boda. En este sentido, tenéis que pensar que hay que contar con posibles retrasos. Algunos de los momentos más conflictivos son después de la ceremonia, porque todo el mundo quiere felicitar a los novios, y tras el cóctel, cuando hay que pasar al salón. También en el vestuario y la peluquería.
Lo ideal para enfrentarte a posibles retrasos sin estrés es contar ya con ello.
TRUCO DE EXPERTO: Estableced un colchón de 15 minutos no asignados a nada entre los bloques grandes porque de esta manera, si suceden imprevistos, no se descoordinará nada.
Si necesitáis inspiración sobre el programa del día de la hora, con los tiempos que aproximadamente necesita cada momento, habéis llegado al lugar adecuado. Aquí tenéis un ejemplo fácil y rápido:
- Los preparativos: Abarca el peinado, el maquillaje y la sesión de fotos previa. Alrededor de 3 o 4 horas.
- El traslado y la llegada de los invitados: 30-45 minutos.
- La ceremonia: Entre 45 y 60 minutos.
- El cóctel y la bienvenida: 1h30-2h
- El banquete: 2/ 2h30.
- La tarta y el baile de los novios: 30 minutos.
- La fiesta y la barra libre: 3-5 h.
Descarga tu PDF con la escaleta del día de la boda
Para que todo vaya como la seda durante el día de la boda, ya hemos visto que lo ideal es no dejar nada a la improvisación. Desde Bodas.net hemos diseñado una plantilla con el cronograma y la escaleta paso a paso para que organicéis vuestro día a la perfección. Así podréis coordinar con vuestros proveedores, organizar a vuestros invitados y evitar retrasos de última hora.
Descarga el PDF con la escaleta de Bodas.net
Programa para una boda de día paso a paso
La teoría está muy bien, pero lo mejor para tener claro todo el timing de la boda es verlo con ejemplos claros.
Por lo general, las bodas de mañana empiezan sobre las 12 y las 13h, por lo que las primeras horas del día pasan volando y sin demasiado margen para la improvisación. En este tipo de enlaces, madrugar y tener un timing bien estructurado es más importante que nunca. Vamos a ver cómo sería el ejemplo de horario de la boda de día, tomando como referencia que va a celebrarse a las 12.30h.
1. Preparativos
Entre maquillaje, peluquería, vestimenta y las fotos previas, se van alrededor de 3 o 4 horas.
- 08.00h: inicio del maquillaje y peinado. Primero va la madre y las damas de honor, y la novia se deja para el final.
- 10.45h: llegada del fotógrafo para capturar los primeros detalles, desde algunas fotos de la novia mientras se prepara, fotografías del vestido, de los anillos, etc.
- 11.00h: es el momento de ponerse el vestido.
2. Traslado
Aquí depende un poco de cómo de lejos esté la iglesia o el lugar de la boda, pero calculad un poco más de la duración oficial del viaje por si surge algún imprevisto. Entre el propio desplazamiento y la llegada de los invitados, calculad entre 30 y 45 minutos, más o menos.
- 11.30h: salida de la novia
- 12.00h: llegada de los invitados al lugar.
3. Ceremonia
Suele durar entre 45 y 60 minutos, pero depende un poco de si es religiosa o civil y, en general, de cómo la queráis plantear: número de discursos, longitud de los votos, etc.
- 12.30h: llegada de los novios y comienzo de la boda.
- 13.15h: intercambio de alianzas, votos y lecturas.
- 13.25h-13.30h: salida de los novios.
4. Cóctel
Alrededor de 1,5 y 2h, entre aperitivos, la bienvenida de los invitados, algunas fotos de grupo y una sesión rápida de fotos de los novios.
- 13.45h: inicio del cóctel mientras los novios se hacen las fotos.
- 14.20h: los novios se incorporan al cóctel.
5. Banquete
El banquete es una de la partes de la boda que más dura porque abarca un montón de momentos: la entrada a la sala, el servicio de los platos o los brindis. En total, suele durar como 2 o 2 horas y media. Quedaría estructurado más o menos así:
- 15.30h: entrada de los novios al comedor y comienzo del banquete.
- 17.15h: momento de discursos, entrega de ramos, detalles a los padres.
6. Tarta y baile
Este momento no suele durar mucho (30 minutos, aproximadamente).
- 18.00h: corte de la tarta.
- 18.20-18:30h: primer baile de los novios y traslado a la zona de la fiesta.
7. Fiesta y barra libre
Desde el inicio de la barra libre hasta los autobuses de vuelta pueden pasar, mínimo, 3 horas.
- 18.30h: apertura de la barra libre, con el photocall y el DJ (o el grupo en directo)
- 20.30h: recena.
- 22.30h: salida de los autobuses y fin de la fiesta.
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Programa para una boda de tarde paso a paso
En el caso de las bodas de tarde, lo normal es que empiecen sobre las 18 o 19h. Este horario es perfecto porque permite aprovechar mucho mejor la mañana. Además, las fotos quedan mucho más bonitas (la famosa golden hour hace maravillas). Pongamos por caso que va a celebrarse a las 18:30h. Así, este sería el timing para una boda de tarde ideal.
La duración de cada momento de la boda ya la sabes, así que vamos a ver cómo quedarían las horas.
1. Preparativos
- 14.00h: es el momento de empezar con el maquillaje y el peinado.
- 16.45h: llegada del fotógrafo.
- 17.00h: toca ponerse el vestido.
2. Traslado
- 17.30h: salida de la novia.
- 18.00h: llegada de los invitados al sitio de la boda.
3. Ceremonia
- 18.30h: llegada de los novios y comienzo de la boda.
- 19.15h: intercambio de alianzas, votos y lecturas.
- 19.25-19.30h: salida de los novios.
4. Cóctel
- 19.45h: inicio del cóctel mientras los novios se hacen las fotos.
- 20.20h: los novios llegan al cóctel.
5. Banquete
- 21.30h: entrada de los novios al salón y comienzo del banquete.
- 23.15h: momento de los discursos, la entrega de ramos y los detalles a los padres.
6. Tarta y baile
- 00.00h: corte de la tarta.
- 00.20-00.30h: primer baile de los recién casados y traslado a la zona de la fiesta.
7. Fiesta y barra libre
- 00.30h: inicio de la barra libre, DJ y apertura del photocall.
- 02.30h: momento de la recena.
- 04.30-05.30h: fin de fiesta y salida de los autobuses de vuelta.
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Cómo evitar retrasos
Puede que hayáis hecho la escaleta horaria de la boda al milímetro, pero lo normal es que surjan imprevistos. Al final, una boda involucra a un montón de gente, entre invitados y proveedores, y es normal que haya retrasos. Para que no reine el caos, lo ideal es calcular márgenes de error en los momentos clave para que no haya sorpresas.
Repasamos los imprevistos más frecuentes y cómo solucionarlos.
1. Los preparativos
No es de extrañar que el maquillaje o la peluquería tarde un poco más de lo previsto. Abrochar un traje que parecía más sencillo, un maquillaje que se alarga... son cosas que pueden suceder.
La solución es sencilla: calcula que necesitas estar lista 1 hora antes de tener que salir de casa.
2. El transporte y los traslados
Tráfico inesperado, autobuses que tardan en llenarse, despistados que no encuentran el lugar del aparcamiento... ¿te suena, verdad? Lo ideal para llegar a tiempo es citar a tus invitados 20 o 30 minutos antes de la hora de salida (indicadlo en la invitación).
3. Del cóctel al banquete
Es uno de los momentos que más se prestan a retrasos. Mover a 100 o 200 personas no es sencillo, pues requiere que todos encuentren su mesa, posibles visitas al baño, esperas porque aún no se han terminado la copa... La solución, en realidad, es fácil: asigna 15 minutos exclusivos para este momento.
4. Momentos especiales en el banquete
Entre discursos y entregas de ramos se puede ir bastante tiempo, con lo que lo ideal es dividirlos en varios fragmentos durante el banquete (2 o 3 son suficientes).
¿Cuándo se le entrega la escaleta al DJ, fotógrafo y wedding planner?
Lo ideal para que todos estén perfectamente coordinados y no haya despistes es que los proveedores tengan el programa del día de la boda entre 2 y 3 semanas antes, aunque realmente el timing varía según cada uno.
- El wedding planner es quien lo coordina todo, con lo que es el profesional que antes debería tener la información. Podéis acordar la escaleta entre 1 o 2 meses antes (al menos, el primer borrador). Después, 2 o 3 semanas antes, se suele confirmar el programa definitivo.
Por parte del DJ, tiene que enlazar los momentos de la escaleta con la lista de canciones que le hayáis propuesto. Aquí se incluye la entrada al banquete, la entrega del ramo, el corte de la tarta y toda la barra libre. Si le entregáis la escaleta con margen, os aseguráis tiempo suficiente para editar esa lista. Lo ideal es compartirla un mínimo de 3 a 4 semanas antes.
¿Cuánto tiempo suele durar la ceremonia civil/religiosa?
Calcular el programa del día de la boda requiere de una gran precisión, pero realmente es muy importante para coordinar a todos los proveedores y para que todo salga como vosotros queréis. Sin embargo, el tiempo que tardaréis depende del tipo de boda que escojáis.
Por lo general, el timing de la boda civil es más corto: estas duran alrededor de 20-30 minutos entre la bienvenida y la presentación de la pareja, las lecturas, el intercambio de los votos (que son opcionales) y, si queréis, algún ritual simbólico.
La ceremonia religiosa es más larga, entre 45 y 60 minutos, aunque depende un poco del número de lecturas, de la música o de si incluís la misa completa.
¿A qué hora debe empezar a maquillarse la novia?
Es un día bastante ajetreado, así que lo mejor es empezar con tiempo para poder hacer frente a posibles imprevistos.
Para determinar a qué hora debe empezar a maquillarse la novia hay que pensar en algunos aspectos básicos, desde qué tipo de fotos getting ready harás (por ejemplo, solo vistiéndote en casa y con la familia, con las damas de honor o a solas) hasta el tiempo que tardas en desplazarte hasta el lugar de la boda.
Por norma general, se recomienda empezar con el maquillaje de novia unas 4 horas antes de salir de casa. Ten en cuenta que en este tiempo también se incluyen el peinado, las fotos y el vestuario.
La labor del fotógrafo también es muy importante: tiene que saber dónde colocarse en cada momento y los tiempos exactos, desde coordinar los tiempos entre la casa de la novia y/o del novio, la ceremonia y el lugar del banquete sin perderse absolutamente nada.
Ten en cuenta, además, que las bodas nunca van al minuto, por lo que es interesante dejar al menos 10 o 15 minutos de margen entre cada momento.
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