Luces y sombras: una buena preboda que se desinfló el día de la celebración
Contratamos este servicio principalmente porque queríamos contar con ayuda tanto en la decoración (de cosas que habíamos comprado previamente) como en la coordinación de nuestra pequeña boda de menos de 50 invitados. Queríamos poder delegar gran parte de la organización y la logística del día para no tener que estar pendientes de todo y poder centrarnos únicamente en disfrutar de nuestro día.
La planificación previa fue buena. Tuvimos varias reuniones online y 1 presencial y el trato fue agradable y atento. Queremos destacar especialmente que María habla inglés, algo que facilitó muchísimo la comunicación con mi mujer, que no habla español. Esto fue un punto muy positivo.
Sin embargo, nuestra experiencia el día de la boda fue muy diferente.
Antes de nada, queremos aclarar que no todos los problemas que ocurrieron el día de la boda fueron responsabilidad de las wedding planners. Hubo algunas incidencias, especialmente con el restaurante y algún otro proveedor, que complicaron el desarrollo de la boda con total normalidad y que entendemos que no dependían directamente de ellas. Precisamente por eso esperábamos que, ante esas situaciones, la coordinación reaccionara de una manera más activa, anticipándose a los problemas y ayudándonos a resolverlos en lugar de que en varias ocasiones tuviéramos que detectarlos y comunicarlos nosotras.
Uno de los primeros problemas fue el briefing. Ellas mismas nos facilitaron un documento compartido en Google Drive y fuimos actualizándolo. Fuimos incorporando la información a nuestro ritmo, según íbamos pudiendo, y finalmente después de la boda se nos indicó que las actualizaciones del documento compartido no se revisaban directamente y que teníamos que haberlas enviado aparte por email cada vez que actualizábamos, algo que nunca se nos había especificado. Consideramos que, si se facilita un documento compartido como herramienta de trabajo, es razonable esperar que la información que se va incorporando en él sea revisada.
Esto afectó, entre otras cosas, a la distribución de los asientos de la ceremonia. Habíamos indicado dónde queríamos sentar a personas mayores y familiares importantes y, al comenzar la ceremonia, personas de más de 80 años estaban de pie mientras amigos mucho más jóvenes estaban sentados. Finalmente consiguieron sillas a mitad de la ceremonia, pero nosotras vivimos ese momento con mucha ansiedad al verlo desde el altar.
También echamos en falta una revisión de apenas uno o dos minutos antes de entrar a la ceremonia. Es cierto que yo misma les indiqué que no quería perder tiempo porque habíamos llegado tarde por un problema de transporte, pero precisamente por eso creo que habría sido suficiente con un pequeño chequeo, simplemente preguntar si estaba todo preparado y si necesitábamos algo más para la ceremonia. Mi madre había llegado antes con una bolsa que contenía nuestros votos y la lectura de mi sobrina y, al preguntar dónde podía dejarla, las wedding planners colocaron las bolsas. Después no conseguimos localizar los votos ni la lectura y tuvimos que improvisar nuestros votos durante la propia ceremonia y buscar una alternativa para la lectura. Fue un momento de mucho estrés que creemos que podía haberse evitado con esa pequeña revisión previa.
En la decoración también esperábamos algo más de iniciativa. Nosotras habíamos adelantado muchísimo trabajo e incluso montamos gran parte de la decoración el día anterior. Algunos elementos que quedaron para ellas no terminaron de estar colocados de la manera más cuidada o visible (letras gigantes mal posicionadas, mesa de retoque en zona no visible...)
Durante el cóctel y la cena se produjeron varios problemas que, aunque entendemos que correspondían principalmente al restaurante, esperábamos que una coordinación detectara y ayudara a resolver. En varias ocasiones tuvimos que avisar nosotras de situaciones que estaban ocurriendo por ejemplo con el servicio del jamón cuando lo retiraron precipitadamente o no atendían correctamente los camareros.
Un detalle que nos llamó especialmente la atención fueron las botellas de agua que habíamos preparado para los invitados: estaban calientes a pesar de que se había hablado previamente de poner hielo en las neveritas. Solo tenian que avisar al restaurante con antelación para que lo pusieran. Posteriormente se solucionó, pero consideramos que era algo que se podía haber comprobado antes de comenzar.
También consideramos importante señalar que echamos mucho en falta la gestión del tiempo y de los timings de la boda, algo que para nosotras era una de las razones principales por las que contratamos el servicio. No queríamos estar pendientes de mirar el reloj, recordar qué debía ocurrir a continuación, avisar de los siguientes momentos o comprobar si se estaba cumpliendo el horario previsto. Esperábamos que ellas fueran quienes gestionaran el desarrollo de la boda y coordinaran los tiempos con proveedores e invitados para que nosotras pudiéramos simplemente dejarnos llevar y disfrutar. Sin embargo, en diferentes momentos sentimos que seguíamos teniendo que estar pendientes de qué estaba ocurriendo y de qué tenía que suceder después.
También algunos momentos especiales que estaban incluidos en la coordinación terminaron dependiendo de nosotras: fotografías instantáneas con las mesas, regalos especiales, transición al baile de las novias, etc. Sentimos que seguíamos teniendo que estar pendientes de nuestra propia boda.
Uno de los momentos que más nos decepcionó fue el cambio de vestidos. Nos avisaron de forma muy precipitada cuando todavía no habíamos terminado el postre ni hecho el brindis y nos llevaron a un baño donde nos dejaron solas. Tuvimos que buscar nosotras mismas a unas invitadas para que nos ayudaran a quitarnos los vestidos y cambiarnos. Finalmente las wedding planners vinieron y nos ayudaron, pero echamos en falta que hubieran previsto quién podía acompañarnos o ayudarnos y, sobre todo, que el cambio estuviera integrado en el timing de la boda de una manera más organizada.
Después, el inicio del baile tampoco estuvo coordinado como esperábamos: muchos invitados seguían sentados y otros ya estaban con el fotomatón cuando entramos con nuestros trajes para nuestro baile. Siendo un momento especial que formaba parte de la planificación, esperábamos que se avisara mínimamente a invitados y proveedores y que se gestionara el timing para que el momento tuviera el protagonismo que correspondía.
También queremos reconocer lo que sí hicieron bien: gestionaron correctamente los pagos a proveedores, ayudaron a ubicarlos y agradecemos especialmente que nos ayudaran a encontrar una solución cuando nuestro proveedor de la tarta nos dejó sin tarta pocos días antes y que nos facilitaran una pantalla para nuestro proyector sin coste extra. Son cosas que valoramos y agradecemos.
Precisamente por eso nuestra crítica no significa que pensemos que “todo estuvo mal”. El problema es que las cosas que más necesitábamos de una coordinación —anticiparse, supervisar, gestionar los tiempos, detectar problemas y permitirnos olvidarnos de la logística— fueron las que más echamos en falta.
Lo que más nos decepcionó fue la conversación posterior. Al trasladarles nuestra experiencia, sentimos que su visión de cómo había transcurrido la boda era completamente diferente a la nuestra, en lugar de encontrar una actitud receptiva ante aquello que habíamos vivido.
Nos da mucha pena publicar esta reseña, especialmente porque también trabajamos en el sector de los eventos y sabemos que ninguna boda es perfecta. Pero precisamente por eso queremos ser honestas.
No buscábamos una boda perfecta. Buscábamos poder ser simplemente las novias durante unas horas y sentir que alguien estaba pendiente de aquello que habíamos delegado: que gestionara los tiempos, coordinara los momentos, supervisara a los proveedores y se anticipara a los problemas para que nosotras no tuviéramos que hacerlo. Y esa tranquilidad fue precisamente lo que más echamos en falta.